Thema Audits: Ein Interview mit unserem internen Auditor
Monday, September 13, 2021

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Wer ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem haben möchte, der braucht auch eine regelmäßige Überprüfung dieses Systems. Die effektivste Methode dabei ist das Durchführen von Audits. Zu diesem Thema haben wir Yannic Hallier, Executive Assistent, in seiner Funktion als interner Auditor bei der myStandards GmbH interviewt.

Generell wird in Audits kontrolliert, ob Normen und Standards, denen ein Unternehmen folgt, eingehalten werden und ob vorliegende Dokumente aktuell sind. Außerdem werden mögliche Verbesserungspotenziale in den bestehenden Prozessen herausgearbeitet.

Yannic Hallier, der seit März 2020 unser Team bereichert, ist Executive Assistent bei der myStandards GmbH und unteranderem für die Durchführung interner Audits zuständig.

Als Teil unserer Reihe mit Newsartikeln zum Thema Qualitätsmanagement & Referenzmaterialien haben wir ein Interview mit ihm geführt.

myStandards: Was sind Audits und welche Rolle übernimmt ein:e Auditor:in?

Yannic Hallier: Der Begriff Audit kommt aus dem lateinischen von „audire“ und bedeutet „hören“ beziehungsweise „zuhören“. Das beschreibt den Kerngedanken von Audits sehr gut. Bei einem Audit hört der:die Auditor:in den Verantwortlichen und Mitarbeiter:innen eines Unternehmens zu. Anhand der Darstellung der vorliegenden Prozesse wird überprüft, ob das Unternehmen nach Normvorgaben arbeitet, davon abweicht oder es Verbesserungspotenziale gibt. Der:die Auditor:in leitet die Gespräche und hinterfragt die Prozesse kritisch und hat dabei immer die entsprechenden Normen im Hinterkopf. Abschließend werden die Verbesserungspotenziale und Abweichungen festgehalten und in einem Auditbericht zusammengefasst.

Was genau sind Abweichungen und wie ist damit umzugehen?

Abweichungen ergeben sich aus Prozessen oder Abläufen, die sich im Ganzen oder in Teilen nicht an die Norm halten und somit von dieser abweichen. Man unterscheidet dabei zwischen Nebenabweichungen und Hauptabweichungen. Nebenabweichungen sind Fehler, Mängel oder Abweichungen, die das Management, die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit nicht negativ beeinflussen. Hauptabweichungen hingegen beinträchtigen diese Punkte oder bergen ein hohes Risiko dies zu tun. Der Auditbericht wird unter Kenntnisnahme der Geschäftsführung an den:die Qualitätsmanagementbeauftragte:n übergeben, welche:r wiederum dafür verantwortlich ist Maßnahmen zu ergreifen, um die Abweichungen zu beseitigen.

Wie wird danach mit den getroffenen Maßnahmen verfahren?

Der:die Qualitätsmanagementbeauftragte kümmert sich bei uns um die Koordination und Umsetzung der Korrekturmaßnahmen. Nach der Korrektur kann die Wirksamkeit dieser Maßnahmen unteranderem in Nachaudits überprüft werden, ist aber in jeden Fall Teil der regelmäßigen Managementbewertungen eines Unternehmens.

Das Ergebnis des Audits kann in Abhängigkeit von den Auditzielen die Notwendigkeit von Korrekturen, Korrekturmaßnahmen oder Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Solche Maßnahmen werden gewöhnlich von der auditierten Organisation innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens entschieden und durchgeführt. [...] Der Abschluss dieser Maßnahmen sowie deren Wirksamkeit sollten verifiziert werden. Diese Verifizierung kann Bestandteil eines nachfolgenden Audits sein. Die Ergebnisse sollten der Person, die das Auditprogramm steuert, sowie dem Audit-auftraggeber für die Managementbewertung mitgeteilt werden.
DIN EN ISO 19011:2018-10, Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen

Wie bist du interner Auditor bei uns geworden?

Durch meinen vorherigen Job als Qualitätsmanagement- und Sicherheitsbeauftragter bei einem zertifizierten Dienstleister und Hersteller von Medizinprodukten habe ich einige Erfahrungen im Bereich Qualitätsmanagement und im Umgang mit Normen gesammelt. Außerdem habe ich dort die internen und externen Audits begleitet und mir die Herangehensweise der Auditor:innen angeeignet. Bei der myStandards GmbH habe ich mich in Vorbereitung auf die ersten Audits intensiv mit der DIN EN ISO 17034 und den dazugehörigen ISO Guides auseinandergesetzt.

Wie laufen die Auditplanung und die Audits bei uns ab?

Zunächst erstelle ich, in Zusammenarbeit mit der Qualitätsmanagementbeauftragten, einen Auditplan mit dem die Bereiche Managementsystemdokumentation, Qualitätsmanagement, Geschäftsführung, Methodenentwicklung und Produktion abgedeckt werden. Der Plan ist inhaltlich an die DIN EN ISO 17034 angelehnt und wird zeitlich mit der Geschäftsführung abgestimmt. An den Audittagen führe ich dann zunächst ein kurzes Einführungsgespräch mit allen Beteiligten, in dem der Ablauf nochmal grob besprochen wird. Anschließend werden Prozesse und Abläufe durch mich beobachtet und hinterfragt, sowie dazugehörige Dokumente auf Normkonformität überprüft. Dabei sollte eine entspannte Atmosphäre herrschen, um möglichst offene und ehrliche Gespräche zu führen. Die Gesprächspartner:innen sollten sich zu keinen Zeitpunkt so fühlen als würde man sie auflaufen lassen wollen, sondern dass sie dabei helfen können die Prozesse im Unternehmen zu verbessern.

Hat die Covid-19 Pandemie Auswirkungen auf die Audits?

Ja, die Pandemie hat das Auditieren etwas erschwert, aber gleichzeitig auch neue Möglichkeiten geschaffen. Grundsätzlich ist es am besten, die Audits in den Räumlichkeiten des Unternehmens durchzuführen, vor allem wenn es ein Unternehmen mit eigener Produktion, Forschung, eigenem Lager oder ähnlichem ist. Nur so kann man sich die Prozesse im alltäglichen Betrieb ansehen und verschiedene Mitarbeiter:innen auditieren. Durch die Pandemie und den damit verbundenen Hygienemaßnahmen im Unternehmen, wird dieser Teil in kleinerem Stil durchgeführt. Andere Bereiche können in Remoteaudits auditiert werden.

Was sind Remoteaudits und welche Vor- und Nachteile haben sie?

Bei Remoteaudits handelt es sich um Audits, die über ein Videokonferenztool durchgeführt werden. Der größte Nachteil eines Remoteaudits ist, dass der:die Auditor:in nicht im Unternehmen vor Ort ist und somit keinen Rundgang machen und nichts in die Hand nehmen kann, um sich einen vollumfänglichen Eindruck zu verschaffen. Des Weiteren geht der persönliche Charakter etwas verloren und es können nur Mitarbeiter:innen mit einbezogen werden die an der Videokonferenz teilnehmen. Remoteaudits sind jedoch auch eine große Chance in der heutigen Zeit. Die Auditor:innen können die Audits von überall durchführen und müssen nicht mehr reisen. Damit werden Kosten und Zeit gespart und die Umwelt geschont. Außerdem werden immer mehr Dokumente und Prozesse ausschließlich digital abgebildet, was in vielen Bereichen ein Audit vor Ort überflüssig macht.

Unser interner Auditor, Yannic Hallier, bei einem Vorortaudit im Labor.
Unser interner Auditor, Yannic Hallier, bei einem Vorortaudit im Labor.

Wie ist der Stand der internen Audits aktuell bei uns?

Auf Grundlage unseres Auditprogramms wurden 2020 alle Bereiche der myStandards GmbH erfolgreich auditiert. Wegen der Covid-19 Pandemie wurde dabei der größte Teil als Remoteaudits durchgeführt. Auch für dieses Jahr sind wieder Audits geplant und haben bereits zum Teil stattgefunden oder werden in den nächsten Monaten noch stattfinden.

Weitere Artikel aus unserer Reihe zum Qualitätsmanagementsystem:

Einjähriges bestehen des Qualitätsmanagementsystems der myStandards GmbH

Akkreditierung & ISO Normen: Hintergründe und Begriffe

Prozesse & Dokumente der myStandards GmbH

Anwendungsfälle