Prozesse & Dokumente der myStandards GmbH
Tuesday, August 10, 2021

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Alle Tätigkeiten eines Unternehmens können als Planung, Umsetzung und Steuerung von Prozessen betrachtet werden. Damit ein reibungsloser Arbeitsablauf entstehen kann, sollten Prozesse erkannt und durch geeignete Dokumente geregelt werden. Deshalb ist der prozessorientierte Ansatz ein zentrales Element vieler Qualitätsmanagementsysteme.

Seit der Unternehmensgründung beschäftigen wir uns mit dem Aufbau und der Umsetzung unseres Qualitätsmanagementsystem (QMS). Eine Artikelreihe in den Unternehmensnews hebt dieses Themas jetzt hervor, erhöht so die Sichtbarkeit unseres QMS und schafft Transparenz.

Der prozessorientierte Ansatz umfasst die systematische Festlegung und Steuerung von Prozessen und deren Wechselwirkungen, so dass die angestrebten Ergebnisse mit der Qualitätspolitik und der strategischen Ausrichtung der Organisation übereinstimmen. Die Steuerung der Prozesse und des Systems als Ganzes kann durch den PDCA-Zyklus […] erreicht werden, dessen Hauptaugenmerk auf risikobasiertem Denken […] liegt, um Chancen zu nutzen und unerwünschte Ergebnisse zu verhindern.
DIN EN ISO 9001:2015-11, Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen

Um die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu erfassen, haben wir während der Gründungsphase eine IST-Analyse durchgeführt und alle bisherigen Erfahrungen aus dem Labor bewertet. Dabei wurden vor allem die Ressourcen und Prozesse, der Input und Output sowie die Risiken und Chancen der Produktion betrachtet.

Die identifizierten Prozesse wurden dann in unserer Prozesslandkarte zusammengeführt. Wir unterscheiden dabei klassisch zwischen Führungs-, Kern- und Organisations- bzw. Unterstützungsprozessen. Führungsprozesse dienen dazu, die Aufgaben und Verpflichtungen des Unternehmens umzusetzen, dazu gehören das Personal-, das Organisations- und das Qualitätsmanagement. Organisationsprozesse regeln Ressourcen, Prozessumgebungen und betriebliche Abläufe, wie die Wartung und Instandhaltung, die Qualitätssicherung, das Marketing und die Kundenzufriedenheit, die Buchhaltung oder die Informationstechnik.

Die Kernprozesse umfassen alle Tätigkeiten, die der Wertschöpfung des Unternehmens dienen. Zentral ist dabei der Produktionsprozess, bei dem aus verschiedenen Ausgangsmaterialien zunächst Nanopulver und anschließend Nano-Pellets hergestellt und vertrieben werden. Zu unseren Kernprozessen gehört aber auch die Forschung & Entwicklung neuer Produkte. Dadurch sind wir in der Lage, unsere Produktpalette stetig zu erweitern und neue Marktsegmente zu erschließen.

Mit einer Pyramidenliste können die hierarchischen Beziehungen der Dokumente im QMS dargestellt werden.
Mit einer Pyramidenliste können die hierarchischen Beziehungen der Dokumente im QMS dargestellt werden.

Um einen Prozess zu definieren, hilft es, ihn in der „Turtle-Darstellung“ aufzuschreiben. Dadurch erhält man eine stichpunktartige Übersicht der wichtigsten Prozessparameter. Die Eingaben in den Prozess bilden dabei den Kopf, der Prozess an sich den Panzer und die Ausgaben und Ergebnisse den Schwanz der Schildkröte. Durch die Betrachtung von Ressourcen, Prozessbeteiligten, Dokumenten und Messindikatoren wird der Prozess weiter spezifiziert. Diese Punkte werden in der Abbildung dann als Beine dargestellt. Zusätzlich sollten auch die Chancen und Risiken betrachtet werden und als fünftes Bein in die Darstellung mit aufgenommen werden.

Durch die Anfertigung von Turtle-Darstellungen haben wir Daten gesammelt, die wir anschließend für die Erstellung von Prozessbeschreibungen verwendet haben. Hinzu kommt, dass wir die Arbeitsabläufe der Prozesse durch Flussdiagramme dargestellt und in die Prozessbeschreibungen mit aufgenommen haben.

Zusätzlich zu den Prozessbeschreibungen und der Prozesslandkarte, folgt die Dokumentation unseres QMS der üblichen hierarchischen Struktur und besteht aus dem Qualitätsmanagementhandbuch (QMH), Arbeitsanweisungen und Formblättern. Das QMH gibt einen Überblick über alle Prozesse und Strukturen im Unternehmen und ist fester Teil der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es wird in vielen übergeordneten Dokumenten auf entsprechende unterstützende Dokumente verwiesen. Diese sind in der Regel die Arbeitsanweisungen, bei denen es sich um Anleitungen zum Durchführen wiederkehrender Arbeiten handelt, und die Formblätter, die, z.B. in der Form von Checklisten, eine arbeitsunterstützende Funktion haben.

Die Erstellung oder Änderung eines Dokuments ist bei uns in der Prozessbeschreibung zur Dokumentenlenkung geregelt. Besteht Bedarf, wird ein Entwurf von dem oder der zuständigen Mitarbeiter:in erstellt und durch einen oder eine Vorgesetzte:n geprüft. Die Aufgabe des oder der QMB ist es dann, das fertige Dokument freizugeben. Dazu wird es am entsprechenden Ort abgelegt, in einer Liste verzeichnet und alle Mitarbeitenden werden entsprechend informiert.

Auf diese Weise wird das QMS seit der offiziellen Einführung im letzten Jahr nach den Prinzipien des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses stetig überprüft und angepasst, was auch in Zukunft so fortgesetzt wird.

Weitere Artikel aus unserer Reihe zum Qualitätsmanagementsystem:

Einjähriges bestehen des Qualitätsmanagementsystems der myStandards GmbH

Akkreditierung & ISO Normen: Hintergründe und Begriffe

Thema Audits: Ein Interview mit unserem internen Auditor

Anwendungsfälle